Para o correto gerenciamento da rotina de uma clínica em todos os seus aspectos e peculiaridades, é necessário um bom software para clínicas. Todos aqueles que trabalham em uma clínica sabem bem o que seria do dia a dia por lá se esse software não existisse, e quais seriam as possíveis dificuldades envolvidas nos processos cotidianos. Mas há muitas opções para esses programas de diferentes fontes e com diferentes custos, o que deve ser analisado com muito cuidado antes da sua implantação propriamente dita. E uma das possibilidades que mais figuram na hora de escolher o software adequado para a instalação na clínica é a dos softwares para clínicas gratuitos, que são distribuídos livremente pela internet e que são de fácil download e instalação. Alguns deles são bem famosos, e a possibilidade de gerenciamento de todos os procedimentos da clínica sem que haja um grande custo envolvido nisso acaba por seduzir muito diretores ou sócios do novo empreendimento. Mas há certamente alguns aspectos a serem considerados na aquisição ou não de um software para clínica gratuito, da mesma forma que qualquer outro programa distribuído livremente na internet.
Custo-benefício
É claro que a instalação de um software gratuito é muito mais barata e viável para a clínica, mas deve-se levar em consideração todos os fatores acima. Lembramos que a migração de sistema é muito complicada e pode implicar em perda de informações ou de funcionalidades cruzadas, e isso determina que uma clínica deva permanecer com o mesmo software por muito tempo, se não quiser problemas funcionais constantes. Por isso a escolha deve ser consciente e muitas vezes o investimento em algo mais caro pode valer à pena. É recomendada a instalação de um software gratuito apenas quando for observado o seu pleno funcionamento em outro local, sem quaisquer problemas e com todas as necessidades cumpridas dia após dia. De outra forma, arriscar não pode sair bem mais caro que qualquer software para clínicas do mercado.
Segurança
Um dos itens mais importantes para a execução de um software em qualquer empresa é a segurança. E essa verificação deve ser levada em consideração não só quando dados bancários ou financeiros estejam envolvidos, já que toda informação corporativa é considerada sensível nos dias de hoje. Por isso, ao escolher um software clínica confiável para o seu estabelecimento é necessário que essas necessidades de segurança sejam atendidas. E isso a maioria dos softwares gratuitos não consegue cumprir. Os programas disponibilizados por empresas que comercializam o produto, ou seja, que solicitam um pagamento para a utilização do serviço, fazem uso de servidores privativos para guardar os dados da clínica e de todos os pacientes e clientes, incluindo muitas vezes criptografia funcional das informações que impede acesso não autorizado. Ainda sim, o protocolo de internet seguro para acesso á maioria das informações em rede é importante para evitar intrusões e vazamento de informações, que muitas vezes pode ser prejudicial não só de origem externa, mas de departamentos ou funcionários não autorizados a ter acesso a determinado tipo de informação.
Funcionalidades adicionais
Outras novas funcionalidades foram adicionadas recentemente á maioria dos softwares do mercado, e que nem sempre podem ser chamadas de “acessórias” ou opcionais. O aviso por e-mail ou SMS ao paciente próximo da data da sua consulta é uma delas, muito desejável e que aumenta a eficiência de todo o sistema da clínica. Muitos novos programas também disponibilizam versões para dispositivos móveis, que podem ser acessadas por qualquer funcionário com acesso ao sistema, que terá na sua esfera de atribuições e responsabilidades todas as informações que necessita sempre que quiser. Ainda sim, o preenchimento de prontuários e de fichas cadastrais em tablets na recepção da clínica pode não ser essencial para o sistema e funcionamento diário, mas poderá demostrar profissionalismo, seriedade e modernidade para seus pacientes.
Manutenção
A manutenção é um dos pontos-chave para a escolha do software para a sua clínica. E principalmente porque não está presente como opção nos softwares gratuitos distribuídos livremente pela internet. Quando citamos a manutenção, nos referimos à visita de técnicos periodicamente ou quando solicitado, para executar verificações ou reparações no sistema. Consideramos que um software para clínicas está em constante desenvolvimento e aperfeiçoamento, sendo que muitas vezes erros e pequenos bugs ocorrem. E mesmo que ocorram, a clínica não pode ficar uma hora útil sequer sem que esse software esteja funcionando corretamente. Imagine todos os pacientes, todos os profissionais envolvidos retornando de repente às anotações, prontuários e agendamentos de exames manuais, ou na caneta e papel mesmo. Isso não seria tão prejudicial, se todas as outras informações necessárias para o início ou continuidade do atendimento não estivessem no programa, online ou em bancos de dados específicos. As empresas que vendem o serviço disponibilizam também (na maioria das vezes) profissionais que estão à disposição das clínicas para qualquer problema ou queda de sistema do software, sempre oferecendo uma solução que possa satisfazer a parte operacional da rotina.
Backup
Essa funcionalidade está disponível tanto em softwares pagos como em versões grátis. Mas algumas versões grátis não disponibilizam isso, portanto essa verificação deve ser sempre realizada. O backup em servidores seguros das informações gravadas de todos os procedimentos do dia é importante no caso de falhas ou quedas repentinas do sistema, quando esse backup possibilita uma restauração do sistema rapidamente.